Tietosuojaseloste

Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry
0176571-8
www.leivonmaenpyry.fi
leivonmaen.pyry@gmail.com
Riihikuja 8, 41770 Leivonmäki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Johtokunnanjäsen
Katariina Halonen
kata.halonen@gmail.com

3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Leivonmäen Pyry ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Jäsenyyden muoto (aikuis-, nuoriso-, perhe- tai kannattajajäsenyys)
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhden kokonaisen toimintakauden yli sen jälkeen, kun jäsen ei ole ollut Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:n toiminnassa mukana. Näin mahdollinen jäsentietohistoria, jota voi hyödyntää esimerkiksi yhden tai puolikkaan taukokauden jälkeen, ei katoa.

Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:llä on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan, kuin saatavat on saatu perittyä.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu. Jos kyse on toimihenkilöstä, joka saa palkkaa, säilytetään henkilötietoja työnantajalle määrättyjen velvollisuuksien mukaisesti.
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu.
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Muuta
Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:llä on muita verkkopalveluita, muun muassa sosiaalisen median palveluissa, jotka eivät ole tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilörekistereitä. Myöskään muut ryhmien tai jäsenten itsenäisesti käyttämät palvelut tai ryhmät eivät muodosta tällaisia Voimistelu- ja Urheiluseura Leivonmäen Pyry ry:n toimintaan liittyviä henkilörekistereitä.

Ota yhteyttä

leivonmaen.pyry@gmail.com

Sivujen toteutus

Katariina Halonen
kata.halonen@gmail.com

© Leivonmäen Pyry ry 2018